"ionBIZ: een win-win voor ons en onze klanten"

Met onze ERP software hebben we al een veel klanten geholpen bij het beheren van al hun projecten in één systeem. Maar hoe doen we dat nu precies? Welke problemen lossen wij voor ze op? En hoe verloopt de samenwerking? We spraken erover met Stephan van Raaij van Twenne Accountants. Hij deelt hier zijn ervaring met ionProjects.

Wat doet Twenne Accountants?

Accountancybedrijf Twenne uit Helmond is naar eigen zeggen dé financiële wegwijzer voor KMO. In 2002 begon het bedrijf als een traditioneel accountancykantoor. Het hielp zijn klanten voornamelijk met jaarrekeningen, administratie, inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting. Dit doet Twenne Accountants nog steeds, maar sinds een kleine tien jaar voert het bedrijf ook backoffice diensten voor hun klanten uit. Zo boeken de Twenne medewerkers de inkoopfacturen voor klanten, zetten zij betalingen klaar, maken en versturen zij verkoopfacturen. Ze nemen ook het debiteurenbeheer uit handen. Anders gezegd, Twenne Accountants ontzorgt haar klanten volledig

De uitdaging: hoe halen we meer informatie uit het tijdschrijven?

Twenne Accountants houdt zich vandaag de dag dus veel bezig met backoffice, maar het systeem waarmee Twenne Accountants oorspronkelijk werkte, schoot op dat gebied tekort. Stephan: “Onze backoffice klanten zijn bijna allemaal IT-bedrijven, en in die wereld worden er veel uren geschreven en facturen verstuurd. In het begin schreven we de uren in ons boekhoudprogramma Twinfield. Als boekhoudprogramma werkte dat goed, maar voor het tijdschrijven werkte het minder goed. Je kan je uren wel schrijven, maar om als projectmanager relevante informatie daaruit te verzamelen, dat is niet te doen. Vandaar dat we naar een oplossing zijn gaan zoeken om dit te vereenvoudigen. We wilden dat de klant meer informatie kon halen uit de tijd rapportages, en daarnaast dat het facturatiesysteem geautomatiseerd zou worden.” Deze uitdaging werd aangegaan samen met de klanten van Twenne Accountants. Ook zij gaven aan meer informatie te willen halen uit de tijd rapportages.

De oplossing: de ERP software van ionProjects

Een IT-klant van Twenne Accountants is na het vaststellen van het probleem in de markt gaan zoeken naar een partij die aan de oplossing zou kunnen bijdragen, en kwam al snel bij ionProjects terecht. Een andere partij in het netwerk van Twenne Accountants bleek al samen te werken met ionProjects, en aan dit bedrijf hebben Stephan en zijn collega’s een bezoek gebracht om alvast kennis te maken met de software van ionProjects. Vervolgens werd er een afspraak gemaakt met ionProjects zelf.

Stephan: “ionProjects heeft ons toen in een demo laten zien wat hun ERP systeem (ionBIZ) allemaal kan. Vervolgens hebben wij een klantcase van ons bij hen neergelegd, en aan de hand daarvan hebben zij ons nog een demo gegeven. Dat beviel goed! De eerste stappen om correct met ionBIZ te kunnen werken hebben we toen gezet. Eerst zijn we de processen met onze klanten gaan afstemmen, qua goedkeuring en rechten binnen ionProjects.  Vervolgens zijn we alle medewerkers toegang gaan geven, zodat men hun uren kon schrijven en wij de facturatie konden verzorgen. De rapportages die uit ionBIZ te halen zijn, zijn er dusdanig veel dat we besloten hebben om deze niet allemaal open te zetten. Dit om het simpel te houden, mocht er uiteindelijk toch behoefte aan zijn dan zullen we meer rapportages open gaan zetten.”

Het resultaat: tevreden klanten door een hoge gebruiksvriendelijkheid

De klanten van Twenne Accountants zijn erg blij met de nieuwe software, en dan met name met de gebruiksvriendelijkheid ervan. “Ik hoor vaak van klanten die moeten tijdschrijven dat zij de huidige software veel fijner vinden dan de software die we hiervoor hadden,” aldus Stephan. “De bedrijven waarbij we ionBIZ als eerste geïntroduceerd hebben, die bestaan uit verschillende business units en daarbij heb je te maken met business leads. Die leads kunnen nu voor hun eigen mensen al de uren zien, maar ook eventueel al wat hun omzet gaat zijn enzovoorts. Daar zijn de mensen erg tevreden over. En dat kon met ons vorige pakket niet.”

Fijne samenwerking

Over de samenwerking met ionProjects is Stephan zeer te spreken. “Dimitri kende ik al vanaf de introductie bij onze eerste klant. En bij de implementatie voor onze tweede en grootste klant hebben we ook heel veel hulp gehad van Jan van de support afdeling. De samenwerking gaat dus goed! Het contact is altijd één op één, en je hebt een duidelijk aanspreekpunt, dus dat is fijn.”

Wat ook fijn was aan de samenwerking tussen Twenne Accountants en ionProjects is dat er een koppeling kon worden gemaakt tussen Twinfield en ionBIZ. Stephan: “We gaven aan dat als we gebruik zouden gaan maken van ionBIZ, dat er wel een koppeling moest komen. Toen hebben we een derde partij ingeschakeld die deze koppeling heeft gemaakt zodat onze financiële administratie ook aansluit op ionBIZ. Het was fijn dat ionProjects openstond voor deze samenwerking.”

Wil jij weten wat ionProjects voor jouw bedrijf kan betekenen in het automatiseren van bedrijfsprocessen? Neem contact met ons op of vraag net als Twenne Accountants een demo aan.